Avis N°1 - Réponses aux questions des candidats - Demande de propositions pour la numérisation des archives essentielles de la Banque Centrale des Etats de l'Afrique de l'Ouest

Avis N°1 - Réponses aux questions des candidats - Demande de propositions pour la numérisation des archives essentielles de la Banque Centrale des Etats de l'Afrique de l'Ouest

Question 1 : Est-ce que la BCEAO prévoit l'acquisition de matériel de numérisation, ou en dispose-t-elle ?
Réponse question 1 : Non, la BCEAO ne prévoit pas d'acquisition de matériel pour la numérisation. Le prestataire devra utiliser son propre matériel.

Question 2 : Quelle est la stratégie d’indexation des documents à numériser ?
Réponse à la question 2 : L'indexation des documents doit porter sur la typologie, les thèmes (ou objet), les dates extrêmes, le lieu (pour les réunions), le numéro (pour les périodiques).

Question 3 : Quel est le format des documents à numériser (A4, A3, A0, préciser tout type de format inclus dans le périmètre) ?
Réponse à la question 3 : Les documents sont au format A4.

Question 4 : Quel est le grammage des documents à numériser 80g ou autres ? (préciser tout autre grammage différent du standard 80g). ?
Réponse à la question 4 : Le grammage est de 80g, pour les dossiers des Conseils, et 60g pour les notes d'informations statistiques.

Question 5 : La BCEAO dispose-t-elle d’une GED ? Si oui comment l'intégration des documents numérisés sera-t-elle faite ?
Réponse à la question 5 :  La BCEAO dispose d’applications métiers de gestion des documents. Les documents numérisés seront conservés dans des répertoires logés sur des serveurs spécifiques.

Question 6 : La BCEAO envisage-t-elle une offre intégrée d’une GED avec une solution clé en main ?
Réponse à la question 6 : Non, la BCEAO n’envisage pas cette solution.

Question 7 : Pouvez-vous nous indiquer les formats de papier principaux (A4, A3, A0, autres dimensions spécifiques) ? 
Réponse à la question 7 : Voir réponse à la question n°3

Question 8 : Pouvez-vous nous indiquer les volumes à numériser pour chaque type de document ?
Réponse à la question 8 : Le fonds d’archives des dossiers des Conseils est estimé à environ deux cent mille (200.000) pages, tandis que les notes d’informations statistiques (NIS) comptent quelque soixante-deux mille (62.000) pages.

Question 9 : Pourriez-vous nous confirmer que la date est le mercredi 16 avril 2025 à 12 heures TU ?
Réponse à la question 9 : La date limite de transmission des propositions est le mercredi 16 avril 2025 à 12 heures TU.

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